Tietosuojaseloste ja rekisteriseloste

Hämeen Kylät ry:n tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tämä on henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuoja- ja
rekisteriseloste, joka koskee Hämeen Kylät ry:n toimintaa.

1.Rekisterinpitäjä
Hämeen Kylät ry, Y-tunnus 1581389-9, rek.nro 176.939
Pannujärventie 7, 14820 TUULOS

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
kyläasiamies Elina Leppänen, kylaasiamies@hameenkylat.fi, puh. 0400 944 868

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito ja tiedonvälittäminen kylä- ja asukastoiminnan ja maaseudun kehittämisen kannalta ajankohtaisista asioista Kanta-Hämeen alueella toimiviin kyläyhdistyksiin
ja vastaavasti toimiviin sekä yhdistyksen yhteisö- ja henkilöjäseniin sekä muihin yhdistyksen toiminnasta
kiinnostuneisiin, jotka ovat antaneet yhteystietonsa. Edellä mainittuja ajankohtaisia asioita ovat mm. erilaiset tapahtumat, koulutukset, hanke- ja yhteistyömahdollisuudet.

4. Rekisterit ja niiden tietosisällöt
Kanta-Hämeen kylärekisterissä on seuraavat tiedot:
Kylän nimi, kyläyhdistys tai vastaavasti toimiva yhdistys, yhteyshenkilö, joka useimmiten on puheenjohtaja, hänen osoitteensa, ja jos ovat halunneet ilmoittaa niin sähköpostiosoite ja puhelinnumero, sekä tieto milloin kylässä on tehty/päivitetty kyläsuunnitelma sekä onko yhteisö Hämeen Kylät ry:n yhteisöjäsen.
Lisäksi kylärekisterissä on yhdistyksen muut yhteisö- ja henkilöjäsenet ja hallitus, joista osoite,
puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Kylärekisteri on ekseltaulukko.
Hämeen Kylät sähköisen uutiskirjeen saajista on seuraavat tiedot: Henkilön nimi, sähköpostiosoite, kylän/taustatahon nimi, jos ovat halunneet sen ilmoittaa. Uutiskirjeen saajien tiedot ovat Mailchimp-palvelussa.
Hämeen Kylät sähköpostilista on ekseltaulukko, jossa on seuraavat tiedot seutukunnittain ja kunnittain
järjestettynä kylännimi, sähköpostiosoitteita henkilöille, jotka ovat ilmoittaneet haluavansa saada Hämeen Kylät ry:n viestejä.
Osallistujalista on tapahtumaan, koulutukseen tai vastaavan järjestämiseen liittyvä listaus, johon kerätään ilmoittautuneen nimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero sekä mahdolliset ruoka-aineallergiat (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys). Osallistujalistan yhteydessä on mahdollista ilmoittautua uutiskirjeen ja sähköpostitiedotteiden tilaajaksi.
Ilmoittautumislomake on sähköinen, josta saadaan listaus tilaisuuteen ilmoittautuneista. Näissä kerätään ilmoittautuneen nimi, sähköpostiosoite, tarvittaessa puhelinnumero sekä mahdolliset ruoka-aineallergiat (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys). Sähköisiä kyselyjä tai hakuja tehdään myös, niissä on tarvittaessa nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Nämä toteutetaan Google Forms -järjestelmässä.

Lisäksi yhdistyksen hankkeilla voi olla tätä täydentäviä tietosuojatoimia. Tällöin hanke tekee erillisen
selosteen. Jokaisella on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Henkilön tulee silloin ottaa yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön tietojen tarkastusta varten. Luonnollisen henkilön on oikeus saada tietonsa pois rekistereistä. Virheellisen tiedon korjaamisesta tulee tehdä pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot ovat henkilön itsensä ilmoittamat tai yhteystieto löytyy julkisena kyseisen kylän/kunnan
nettisivuilta. Hämeen Kylät uutiskirjeen ja sähköpostilistan tiedot ovat henkilöt pääsääntöisesti antaneet osallistuessaan Hämeen Kylät ry:n järjestämään tai yhteistyössä järjestämään tilaisuuteen osallistujalistoilla. Myös kylärekisterin yhteyshenkilöt ovat näissä rekistereissä.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole välttämätöntä asian hoitamisen kannalta (esimerkiksi osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten muille järjestäjille tai kouluttajille). Poikkeustapauksessa tieto voidaan luovuttaa eteenpäin henkilön antaessa tähän suostumuksensa. Tietoja ei luovuteta eteenpäin EU:n ETA:n ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietojen tietoturvan varmistaaksemme suojaamme internetyhteyden ja käytämme palomuuria. Tietoihin on pääsy vain yhdistyksemme työntekijöillä, jotka sitä työssään tarvitsevat. Tietokoneet, jolta on pääsy kylärekisteriin ja sähköpostilistalle, vaativat salasanan. Uutiskirjejärjestelmään pääsy vaatii salasanan ja tunnuksen.

8. Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään kylärekisterissä kunnes uusi puheenjohtaja / yhteyshenkilö ilmoittaa tietonsa.
Henkilöjäsenten osalta tiedot poistetaan henkilön erotessa yhdistyksestä. Uutiskirjeen osalta tiedot säilytetään kunnes asianosainen peruuttaa uutiskirjeen tilaamisen klikkaamalla uutiskirjeestä löytyvää ”peruuta uutiskirje” -linkkiä tai kunnes uutiskirje lakkautetaan. Sähköpostitiedottamisen osalta henkilö voi ilmoittaa, mikäli ei halua viestejä jatkossa. Henkilön osallistumistietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen tai mitä mahdolliset säädökset koskevat hankkeiden aineistojen säilyttämistä.

9. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan ja esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä
ilmoitus on päivitetty 13.11.2024.